রিজাইন লেটার লেখার নিয়ম কি— রিজাইন লেটার লেখার সময় কোন কোন বিষয় নজরে রাখা জরুরী! মূলত যারা চাকরি থেকে অব্যাহতি নিতে চান তাদের জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ টপিক এটি। আমাদের মাঝে এখনো অনেকেই রয়েছেন, যারা সঠিকভাবে রিজাইন লেটার অর্থাৎ অব্যাহতি পত্র লিখতে সক্ষম নন। অথচ এটা আমাদের প্রাত্যহিক জীবনে কখনো না কখনো প্রয়োজন পরতেই পারে।
তাই ফ্রেন্ডস, আজকের এই ছোট্ট আলোচনার মাধ্যমে আমরা আপনাদেরকে জানাতে চলেছি রিজাইন লেটার লেখার সঠিক নিয়ম সম্পর্কে সমস্ত বৃত্তান্ত। তাহলে আসুন ধারাবাহিকভাবে জেনে নেই– যেকোনো চাকরি থেকে অবসর গ্রহণ করতে চাইলে বা কর্মরত চাকরির পদ থেকে অব্যাহতি নিতে চাইলে, আপনি কিভাবে রিজাইন লেটার লিখবেন!
রিজাইন লেটার হচ্ছে আনুষ্ঠানিকভাবে পদত্যাগ করার জন্য একটি পদত্যাগ পত্র। আর এটা মূলত সেই ব্যক্তির কর্ম ক্ষেত্রে পেশাদারিত্বকে প্রকাশ করে। তাই চাকরি থেকে কোনো কারণে অব্যাহতি নেওয়ার প্রয়োজন পড়লে অবশ্যই রিজাইন লেটার লিখতে জানতে হবে।
বাংলা ও ইংরেজি দুই ভাষাতেই আপনি রিজাইন লেটার লিখতে পারবেন। কিন্তু এক্ষেত্রে আপনাকে অবশ্যই যে সকল বিষয় নজরে রাখতে হবে সেগুলো না জানলেই নয়। কেননা রিজাইন লেটারে থাকা কিছু ভুল আপনার সেই অব্যাহতি পত্রকে বাতিল করতে সক্ষম। তাই প্রথমত আমাদের দেওয়া ইন্সট্রাকশন গুলো মনোযোগ সহকারে পড়ুন পরবর্তীতে উক্ত ইনস্ট্রাকশন গুলো মাথায় রেখে এখনই লিখে ফেলুন চাকরি ছাড়ার পদত্যাগ পত্র অর্থাৎ রিজাইন লেটার।
রিজাইন লেটার সবসময় একটি সুনির্দিষ্ট ফর্মেটে উপস্থাপন করতে হবে। আর এ পর্যায়ে রিজাইন লেটার ফরমেট আমরা আপনাদের সুবিধার কথা চিন্তা করে তুলে ধরছি। তাহলে আসুন জেনে নেই আপনি যদি রিজাইন লেটার অর্থাৎ অব্যাহতি পত্র লিখতে চান তাহলে কয়টি ধাপ অবলম্বন করতে হবে এবং আপনার লেখার ফরমেট কেমন হতে হবে!
প্রথমত: আপনি যে তারিখে লিখছেন সেটা উল্লেখ করতে হবে।
দ্বিতীয়ত: প্রাপকের নাম ও ঠিকানা সেইসাথে প্রতিষ্ঠানের নাম উল্লেখ করতে হবে। সুতরাং আপনি যে প্রতিষ্ঠানে বর্তমানে কর্মরত রয়েছেন এবং অব্যাহতি পত্র কামনা করছেন তার নাম।
তৃতীয়ত: উল্লেখ করতে হবে বিষয় অর্থাৎ পদত্যাগ পত্র গ্রহণ প্রসঙ্গে অথবা পদত্যাগের জন্য আবেদন কিংবা চাকরি থেকে অব্যাহতির জন্য আবেদন ইত্যাদি যেকোনো একটি লিখতে হবে আপনাকে।
চতুর্থত: কর্তৃপক্ষকে অর্থাৎ আপনি যার কাছে এই অব্যাহত পত্রটি লিখছেন তাকে সম্বোধন করতে হবে। এক্ষেত্রে আপনি তাকে জনাব, স্যার অথবা ম্যাডাম বলতে পারেন।
পঞ্চমত: মূল বডিতে আপনি কেন রিজাইন লেটার দিয়ে লিখছেন তা অতি সংক্ষেপে উল্লেখ করতে হবে।
ষষ্ঠমত: প্রাপককে উদ্দেশ্য করে বিনীত নিবেদক অথবা বিনীত নিবেদিকা শব্দটি প্রয়োগ করতে হবে।
সপ্তমত: উল্লেখ করতে হবে আপনার নাম ঠিকানা মোবাইল নম্বর সহ যাবত সাধারণ ইনফরমেশন গুলো।
ব্যাস, হয়ে যাবে আপনার একটি প্রফেশনাল রিজাইন লেটার লেখা। পরবর্তীতে সেটা আপনি একটি খামে ভরে উক্ত ঠিকানায় অর্থাৎ আপনি যেখানে কর্মরত রয়েছেন সেখানে পাঠিয়ে দিতে পারবেন অথবা সরাসরি গিয়ে প্রাপকের হাতে দিতে পারেন।
এ পর্যায়ে আমরা রিজাইন লেটার কিভাবে শুরু করবেন, কোথায় কিভাবে কেমন ধরনের কথা বলবেন তার সংক্ষিপ্ত আলোচনার মাধ্যমে আরেকটু সুস্পষ্ট ধারণা দেওয়ার চেষ্টা করব। তাহলে আসুন ধাপে ধাপে জেনে নেওয়া যাক এ সম্পর্কে আরো কিছু বিস্তারিত।
✓ রিজাইন লেটার শুরু করার প্রক্রিয়া
আপনি যদি চাকরির আবেদন পত্র লিখতে পারেন তাহলে রিজাইন লেটার ও লিখতে পারবেন। বলতে পারেন কৌশলটা প্রায় একই। তবে পার্থক্য হিসেবে একটি বিষয় হচ্ছে রিজাইন লেটার লেখার সময় এমনভাবে শুরু করা উচিত যাতে আপনি যার নিকটে পাঠাচ্ছেন সে আপনার লেটারের প্রথম লাইন পড়ে আগ্রহী হন এবং শুরু করতে স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করেন।
আর এজন্য আপনাকে সুন্দর সুস্পষ্ট ভাবে ও আকর্ষণীয় করে তুলতে হবে আপনার রিজাইন লেটার কে। ইতিমধ্যে আমরা ফরমেটে এটা উল্লেখ করেছি রিজাইন লেটারের প্রথমে তারিখ এরপর প্রাপকের ঠিকানা এসব উল্লেখ করতে হবে। কিন্তু সঠিকভাবে লেখার নিয়ম হচ্ছে– রিজাইন লেটার কি লেখার সময় একটি নির্দিষ্ট লাইন ধরে ডান দিক থেকে লেখা শুরু করতে হবে।
বিশেষ দ্রষ্টব্য: আমাদের মাঝে এমন কিছু মানুষ রয়েছেন যারা রিজাইন লেটার লেখার সময় বামদিকে তারিখ লেখেন এবং পরবর্তী ফরমেট গুলো ডান দিক লিখে সম্পন্ন করেন। মোটেও এই ভুল করবেন না। মূলত প্রথমত তারিখ লেখার পর স্বাভাবিকভাবেই যার কাছে পাঠাবেন সেখানে বরাবর লিখে তার নাম ঠিকানা উল্লেখ করবেন।
✓ রিজাইন লেটারের সম্বোধন করার প্রক্রিয়া
বড় বার পর্যন্ত লেখা হয়ে গেলে আপনাকে বিষয় উল্লেখ করতে হবে অর্থাৎ আপনি কেন রিজাইন লেটারটি লিখছেন তার মূল বিষয়টি এক লাইনের মধ্যে সমাপ্ত করতে হবে। এরপর স্যার অথবা ম্যাডাম লিখে নিচে আপনি কত তারিখ এবং কত সালে চাকরিতে জয়েন করেছিলেন পাশাপাশি কত তারিখ থেকে উক্ত প্রতিষ্ঠান বা পর থেকে অব্যাহতি নিতে চাচ্ছেন সেটা উল্লেখ করবেন।
বিশেষ দ্রষ্টব্য: মনে রাখবেন সাধারণত অব্যাহতি পত্র এক মাস আগেই জমা দিতে হয়। এটি মূলত পেশাদারিত্বের পরিচয় বহন করে।
✓ রিজাইন লেটারে অব্যাহতির কারণ লেখার প্রক্রিয়া
যে কারণে আপনি পথ থেকে অবসর গ্রহণ করতে চাচ্ছেন তার সঠিক কারণটি বলার চেষ্টা করবেন রিজাইন লেটারের এই পর্যায়ে। ঘুরিয়ে পেচিয়ে কথা বলার প্রয়োজন নেই যেটাই বলবেন সুস্পষ্টভাবে বলবেন।
কেননা আপনি যদি রিজাইন লেটারে ঠিকমতো পদত্যাগের কারণ তুলে ধরতে না পারেন তাহলে সেটা সাধারণত তার মান বজায় রাখতে পারবেনা। উল্টে আপনার প্রতি মালিকপক্ষের নেতিবাচক ধারণা তৈরি হতে পারে।
যেহেতু আপনি পদত্যাগ করবেন, সেটা আপনার ব্যক্তিগত কোন কারনে হোক অথবা অন্য কোন প্রতিষ্ঠানে নতুন চাকরিতে জয়েন করা হোক মূলত স্ট্রেট কার্ট উল্লেখ করবেন। অবশ্যই যা খুশি তাই আজগুবি কথা দিয়ে রিজাইন লেটার এর দৈর্ঘ্য বৃদ্ধি করবেন না। মনে রাখবেন নিয়োগপত্র প্রদানের মত অব্যাহতি পত্র একটি প্রফেশনালিজমের অংশ।
✓ রিজাইন লেটার সমাপ্ত করার প্রক্রিয়া
রিজাইন লেটারের শেষ পর্যায়ে আপনার বিনয়ী ভাব প্রকাশ করতে হবে। সেই সাথে আপনার নাম বর্তমান ঠিকানা মোবাইল নাম্বার শুদ্ধভাবে লিখতে হবে। পরবর্তীতে লেখা শেষে বারবার রিভাইস দিতে ভুল করবেন না। মনে রাখবেন প্রফেশনাল রিজাইন লেটার এর একটি বানান ভুল থাকা মানে সেটা বিরাট সমস্যা। তাই কর্তৃপক্ষের দৃষ্টি আকর্ষণ করতে অবশ্যই সুন্দর ও সাবলীল ভাষায় রিজাইন লেটার লিখবেন এবং লেখার পরবর্তীতে তা বারবার পড়ার পর উক্ত স্থানে জমা দিবেন।
রিজাইন লেটার লেখার নিয়ম বা ফরমেট ইতিমধ্যে আমরা উল্লেখ করেছি। তবে চাইলে এক নজরে দেখে নিতে পারেন নিচের ইমেজটি থেকে।
তাহলে আসুন এ পর্যায়ে বাংলায় লেখা একটি রিজাইন লেটার নমুনা ফরমেট পড়ে নেওয়া যাক।
পরিচালক বা ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা,
যার বরাবর লিখবেন কোম্পানির নাম উল্লেখ করবেন ঠিকানা উল্লেখ করবেন
বিষয়ঃ অব্যাহতি পত্রের জন্য আবেদন।
সবিনয় নিবেদন এই যে, আমি নিম্ন স্বাক্ষরকারী (পদের নাম লিখবেন) পদে(প্রতিষ্ঠানের নাম ও ঠিকানা) তে কর্মরত আছি।আমি গত (যোগদান তারিখ) উক্ত পদে যোগদান করি।বর্তমানে আমি (অব্যাহতির কারণ ও তারিখ)স্বেচ্ছায় চাকরি থেকে অব্যাহতি পত্র প্রদান করছি।
অতএব জনাবের নিকট বিনীত নিবেদন এই যে,অনুগ্রহপূর্বক উক্ত তারিখ হতে আমার অব্যাহতি পত্র গ্রহণ করলে বাধিত থাকব।
আপনার পদের নাম, (আইডি নাম্বার যদি থাকে)
প্রতিষ্ঠানের নামঃ ? সাক্ষরঃ ?
ইংরেজিতে রিজাইন লেটার লেখার ক্ষেত্রেও আপনাকে এই একই ফরম্যাট অনুসরণ করতে হবে। নমুনা হিসেবে পড়ুন:
Manny George
Assistant Sales Manager
LeBronx Properties Limited
45 Mayfair Street, New Plymouth Oklahoma 06554
mannygeorge@email.com
I am writing this letter to notify you that I am resigning from my position as assistant sales manager of LeBronx Properties Limited, effective June 30. I appreciate the opportunity for professional growth you have provided during my time at LeBronx Properties Limited. Thank you for your support and encouragement.
Please let me know how I can help during the transition period. I wish you and the company the best.
Sincerely,
Manny George, Mobile no. Address: .
রিজাইন লেটার পিডিএফ, চাকরির রিজাইন লেটার ছবি পেতে অনেকেই google এ সার্চ করেন। তাই এ পর্যায়ে আমরা চাকরির রিজাইন লেটার এর কিছু ছবি সাজেস্ট করব। আপনি চাইলে আপনার সুবিধার জন্য ডাউনলোড করে নিতে পারেন।
ইমেজ-১
ইমেজ– ২
ইমেজ– ৩
ডিজাইন লেটার লেখার বেশ সুবিধা রয়েছে। দেখুন আপনি যদি কোন কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানে চাকরি করতে করতে হঠাৎ করে উধাও হয়ে যান তাহলেও কিন্তু কোম্পানির কোন ক্ষতি হবে এমনটা নয়। কিন্তু আপনি যদি অন্য কোন কোম্পানিতে জয়েন করার উদ্দেশ্যে রিজাইন লেটার পাঠাতে ইতস্তত বোধ করেন তাহলে এতে আপনারই ক্ষতি।
আপনি একটা প্রতিষ্ঠান থেকে অন্য প্রতিষ্ঠানে চাকরি করতে পারেন এটা সম্পূর্ণই আপনার সিদ্ধান্ত। আর তাই আপনি চাইলে যে কোন মুহূর্তে যে কোন প্রতিষ্ঠান থেকে পদত্যাগ করতে পারেন। এর জন্য আপনি স্বেচ্ছায় অব্যাহতি পত্রের মাধ্যমে তা কর্তৃপক্ষের নিকট জানাবেন। আর এতে করে আপনার যে সুবিধাটা হবে সেটা হচ্ছে:
আপনি পরবর্তীতে যে প্রতিষ্ঠানের চাকরি করবেন সেখানে যদি অভিজ্ঞতা পত্র চাওয়া হয় তাহলে আপনি পূর্বে যে প্রতিষ্ঠানে চাকরি করেছেন অর্থাৎ বর্তমানে যেখান থেকে রিজাইন লেটার দিয়েছেন তাদের কাছ থেকে সহজেই আপনি একটা অভিজ্ঞতা পত্র চাইতে পারবেন। অথচ এটা না করলে আপনার অভিজ্ঞতা পত্র পাওয়া সম্ভব হবে না।
কেননা সেখানে চাইতে আসতেই আপনার খারাপ লাগবে এমনকি সেই প্রতিষ্ঠান কর্তৃপক্ষ বা প্রধান আপনাকে রিজাইন লেটার দিতে দেরি করবে, এতে করে আপনার নতুন চাকরিটা নাও হতে পারে।
আপনি যে প্রতিষ্ঠানে চাকরি করছেন সেটা যদি একটা বাংলাদেশী কোম্পানি হয় তাহলে আপনি বাংলাতেই রিজাইন লেটার লিখতে পারবেন। তবে আপনার ইচ্ছা অনুযায়ী ইংরেজিতেও লিখতে পারেন। অপর দিকে যদি আপনি কোন ইংরেজি প্রতিষ্ঠানে চাকরি করেন বা কর্পোরেট প্রতিষ্ঠানে জব করেন তাহলে ইংরেজিতে রিজাইন লেটার লেখাটা অধিক বেশি গুরুত্ব পাবে।
রিজাইন লেটার যে ফরমেটে লিখতে হয় সেই ফরমেট অনুযায়ী না লিখলে তা বাতিল হতে পারে। কারণ হিসেবে যে সকল কারণ চিহ্নিত করতে পারেন সেগুলো হচ্ছে:
আশা করা যায়, শুধুমাত্র এই বিষয়গুলো মাথায় রেখে যদি আপনি আমাদের ইনস্ট্রাকশন অনুযায়ী রিজাইন লেটার লেখেন তাহলে সেটা অবশ্যই গ্রহণযোগ্য হবে। তো বন্ধুরা আজ এ পর্যন্তই সবাই ভালো থাকবেন সুস্থ থাকবেন আল্লাহ হাফেজ।
